Większość ludzi do pewnego stopnia personalizuje swoje biurko. Mogą dodać zdjęcie rodzinne lub dwa, mogą mieć doniczkę na długopisy w jaskrawym kolorze lub kilka karteczek samoprzylepnych wokół ekranu monitora. Czy personalizacja w jakiś sposób pomaga w zwiększeniu wydajności? Tak, ponieważ dzięki niej pracownicy czują się komfortowo w swoim miejscu pracy.

Można pójść o krok dalej i pomyśleć o krzesłach i o tym, że ludzie potrzebują określonych ustawień zapewniających wygodę i podparcie, w zależności od ich wzrostu i budowy ciała. W tym przypadku personalizacja mebli jest istotnym elementem zapewnienia pracownikom bezpiecznego środowiska pracy. Niektórzy pracownicy lubią też korzystać z narzędzi zapewniających prywatność, takich jak ekrany biurowe, które pozwalają im się skoncentrować. Każdy z nas ma inne upodobania i poziom komfortu, które należy uwzględnić w środowisku pracy, aby móc pracować najlepiej, jak potrafimy.

Pozwalając pracownikom na personalizację ich przestrzeni, należy jednak zachować umiar. Nie można pozwolić, aby każdy mógł zmieniać kolor swojego ekranu, dodawać tyle elementów dekoracyjnych, ile tylko zechce itp. - W końcu starasz się nadać przestrzeni profesjonalny wygląd!
Oczywiście większość pracowników nie pozwoli sobie na taką swobodę, a to oznacza, że wprowadzenie do przestrzeni biurowej designerskich biurek, z odrobiną personalizacji, może we właściwy sposób zwiększyć produktywność, bez obniżania jakości wyglądu.

Elastyczność jest również kluczowym elementem personalizacji mebli, a być może jednym z najlepszych sposobów na jej zademonstrowanie są modułowe meble wypoczynkowe. Tego typu meble można przestawiać w różne kształty, a ich elementy można wyjmować i przenosić w inne miejsce, gdy nie są używane, a dzięki ich lekkości można je łatwo przechowywać. Kiedy połączysz te rodzaje mebli z nowoczesną pamięcią biurową, uzyskasz nowoczesny wygląd swojej przestrzeni biurowej, z możliwością przestawiania rzeczy, jeśli chcesz świeżej zmiany.

Ponadto personalizacja nadaje przestrzeni biurowej poczucie osobowości i dziwactwa. Jeśli pozwolisz pracownikom na spersonalizowanie ich biurek (w granicach rozsądku), stworzysz poczucie "to my", a to może podnieść morale. Jeśli pracownicy są zmuszani do dostosowania się do nowych wymogów, np. nie mają możliwości nadania własnego charakteru przestrzeni, w której spędzają dużą część czasu, istnieje ryzyko, że nie będą mogli zaznaczyć swojej tożsamości. Może to wywołać poczucie niezgody i niepokoju, a w konsekwencji obniżyć morale.

Wnętrza biurowe nie muszą w 100% odpowiadać jednemu motywowi przewodniemu, dobrze jest pozwolić na pewną swobodę między biurkami. Nie sprawdza się to jednak, gdy w biurze obowiązuje zasada hot desking. W takim przypadku wszystkie biurka muszą być takie same i nie powinny być w żaden sposób personalizowane. Krzesła mogą być regulowane w zależności od potrzeb osoby, która siedzi przy nich danego dnia, ale poza tym wszystko pozostaje jednolite w całym biurze.

Jest to jeden z głównych powodów, dla których wielu pracowników nie lubi hot desking. Oczywiście, są też inne powody, ale brak biurowego "domu", np. własnego biurka, może być powodem do niepokoju dla wielu osób.

Stylowe biurka biurowe mogą stracić nieco blasku, gdy są zbyt spersonalizowane, ale pod warunkiem, że jest to w granicach rozsądku, ważniejsza jest wydajność i samopoczucie siedzącego przy nich pracownika. Pojedyncze zdjęcie rodzinne jest w porządku, kilka pluszowych zabawek - nie.
Mała ozdoba jest w porządku, a kilka nowatorskich przedmiotów przyczepionych do monitora komputera - nie. Ponownie, chodzi tu o zdrowy rozsądek i wyznaczenie granic. Należy mieć nadzieję, że pracownicy są na tyle dojrzali, aby zdawać sobie z tego sprawę, a w przeważającej większości firm tak właśnie jest.

Personalizacja mebli, w granicach rozsądku, jest więc zdecydowaną koniecznością dla firm, które chcą stworzyć swoim pracownikom komfortowe i "domowe" środowisko pracy.